Na het bijwonen van een lezing van één van onze slimmer werken coaches/sprekers heb je behoefte aan een beknopte en overzichtelijke samenvatting. Want het is niet niks wat je van ons te horen krijgt en je ook je eerste stappen wilt gaan zetten om regie te nemen over jouw tijd en werk.

De tips hieronder gaan zowel over techniek als over bewustzijn. We hebben ze een code meegegeven. Tips met één ster kun je direct inzetten om je werk gemakkelijker te maken. Tips met twee sterren gaan een stapje verder en vereisen dat je je informatiestromen overzichtelijk maakt en met een betrouwbaar systeem gaat werken. Tips met drie sterren gaan nog een stap verder. Als je alle tips op jou manier hebt geïntegreerd in je werk kun je met recht zeggen dat jij slimmer werkt!

Deel deze pagina gerust met collega’s, vrienden en mensen die jij het voordeel van al deze tips gunt!

Technische insteek van slimmer werken

Sneltoetsen *

Met sneltoetsen bespaar je zeker op lange termijn heel veel tijd. En ook energie want sneltoetsen doen een beroep op het spiergeheugen in je handen en niet op je had-oog coördinatie bij gebruik van de muis, wat veel meer moeite en energie kost. Slimmer werken coach raad je aan om iedere maand vijf nieuwe sneltoetsen te gaan gebruiken. Deze gaan dan in je handen zitten en dan kun je niet meer terug!
Ons handige sneltoetsenoverzicht-voor-onder-je-toetsenbord kun je hier downloaden (middelste kolom, derde kopje ‘Slimme sneltoetsen’). Of klik hier voor de Windows versie en hier voor de Mac versie. Print het overzicht uit, vouw het op twee lijntjes en schuif het onder je toetsenbord. Gewoon doen.

Tovertypen *

Met tovertypen ga je veel plezier beleven. Niet alleen door je collega’s te imponeren, maar ook omdat je nooit meer ingewikkeld hoeft te doen over moeilijke woorden, leestekens, routebeschrijvingen of lange projectcodes.
Start met 6 afkortingen en neem daarna steeds hooguit één of twee nieuwe commando’s in gebruik. Zodat ze in je vingers gaan zitten en je ze gaandeweg integreert in je manier van werken. Op tovertypen.nl ontdek je hoe je alles kunt instellen op jou computer en een lijst met voorbeelden waarmee je aan de slag kunt.

Mail en postvakken **

In de lezing is aan bod gekomen hoe je mail snel kunt verplaatsen én hoe je een eenvoudige mapstructuur in gebruik kunt nemen met vier mappen. De sneltoets voor mail verplaatsen is ctrl+shift+v (outlook), na een week consequent oefenen zul je merken hoeveel tijd en moeite je dit bespaard. Ook al zal het je in eerste instantie juist moeite kosten is mail verplaatsen met sneltoetsen een heel goed idee! De mapstructuur is als volgt:

• Archief; één map voor je archief.
• Eerstvolgende actie; voor mailtjes die deze week actie van jou vragen.
• Later/misschien; voor alles wat na deze week om actie vraagt.
• Wachten op; voor mail waar jij nog reactie op moet krijgen, de actie ligt bij iemand anders.

Voor deze manier van werken is het absoluut van cruciaal belang dat je iedere week je wekelijks onderhoud goed doet. Plan deze in en maar er een routine van. Bijvoorbeeld op vrijdag voor de volgende week. Of om maandagochtend aan het begin van je werkweek. Je wekelijks onderhoud geeft jou de regie over je tijd en werk. Verderop deze pagina lees je welke stappen bij het wekelijks onderhoud horen.

Regels voor email ***

Met het gebruik van regels kun je je email programma een hoop werk voor je laten doen en informatie een stuk gestroomlijnder verwerken. Stel een regel in om nieuwsbrieven naar een aparte map te verplaatsen, CC mail naar een andere map en om mailtjes voor de ‘Wachten op’ map automatisch te kopiëren naar die map. In het boekje Slimmerwerken vanaf nu! van Anja Wassenaar vind je vanaf pagina 63 hoe het werkt. Je kunt dit boekje hier gratis downloaden (eerste boekje links bovenaan).

Keuzes maken, gedrag en randvoorwaarden

Plannen begint met belangrijke, niet urgente dingen **

De dingen die wel belangrijk zijn, maar niet urgent, zijn vaak de dingen die je niet gedaan krijgt. Dat geld niet voor urgente zaken, die doe je wel. De belangrijke, niet urgente, todo’s zijn precies de reden dat je een goede takenlijst bij moet houden en taken moet inplannen.
Een tekst schrijven voor die ene nota. Een offerte aanvragen voor de nieuwe website. Het heeft nog geen haast meer het is wel belangrijk dat het gebeurt. Onze tip: maak duidelijk voor jezelf welke taken belangrijk zijn en (nog) niet urgent en plan deze in in je agenda.

Kies je moment van de week (voor moeilijke dingen) ***

Je moet deze week iets moeilijks doen. Is de dinsdagochtend een goed idee? Of vrijdagmiddag? Of donderdag voor de lunch? Op welk moment presteer jij het beste?
Als je dat weet ga er dan voor staan dat die momenten van jou zijn. Blokkeer ze in je agenda, zet neer dat je dan moeilijk werk doet. Misschien niet de meest complexe taken, maar dingen die er niet van komen. Gun jezelf dit beste moment in de week om je werk gedaan te krijgen!

Multitasken bestaat niet *

Maak af wat je nu aan het doen bent. Heb een lijstje bij de hand om dingen die je te binnen schieten op te schrijven (zodat ze je niet afleiden). En laat je niet onderbreken!
Er kunnen ongeveer 7 dingen tegelijk in je hoofd. Om je hoofd leeg te houden doe je er goed aan om gedachten die niets te maken hebben met waar je mee bezig bent op te schrijven. Zo hou je ruimte om geconcentreerd te werken. De tweede stap is je realiseren dat het ongeveer 20 minuten duurt om tot deze concentratie te komen. Na een onderbreking ben je dus ongeveer deze tijd kwijt om ‘er weer in te komen’. Laat je dus niet afleiden.

Minimaliseer stoorzenders *

Het kan dus tot 20 minuten duren om weer met volle concentratie te werken na een onderbreking. Minimaliseer hierom stoorzenders wanneer je aan belangrijke taken werkt.
Zorg voor zo weinig mogelijk technische notificaties. Zoals de pop-ups en geluidjes van je email en meldingen van andere software als bijvoorbeeld Tweetdeck. In de instellingen kun je ze altijd uitzetten (het kan even zoeken zijn).
Bedenk ook een manier om onderbrekingen door collega’s te voorkomen. Bijvoorbeeld door voor bepaalde werkzaamheden een andere werkplek te kiezen, door een briefje aan je deur te hangen, of spreek af dat je alleen voor urgente vragen beschikbaar bent als je je hoofdtelefoon op hebt.

Één inbox per locatie (thuis, werk, auto en email) **

Er komt vaak veel informatie op ons af. Door structuur aan te brengen in waar dit terecht komt gun je jezelf een hoop rust. Waar lag die memo ook alweer? Oh ja, in mijn inbox. Waar moet ik nou weer met deze rekening naar toe? Oh ja, in mijn inbox. Je zorgt ervoor dat input je niet meer afleid, er is één plek voor. En op een door jou gekozen moment behandel je alle zaken in je inbox. Van een website die van een collega op een plakbriefje kreeg tot de stukken voor de vergadering volgende week. Van al je eigen ideeën en todo’s tot zaken waar je ooit nog iets mee moet, het gaat allemaal in de inbox!

Wekelijks onderhoud **

Doe één keer per week je wekelijks onderhoud en wees hierin heel consequent! Door het wekelijkse onderhoud heb jij de regie over je tijd en werk en wordt je niet geleefd. En het zorgt ervoor dat je takenlijst en postvakken (voor je mail) echt gaan werken voor jou.
De volgende stappen horen in je wekelijks onderhoud:

• Maak je papieren inbox leeg, neem over alles wat er in zit een beslissing.
• Kijk op je takenlijst of wat er op staat nog moet gebeuren of dat je ondertussen sorry moet zeggen.
• Kijk naar de afgelopen week (of terug tot je vorig wekelijks onderhoud) om te evalueren op je planning en of er nog dingen in je agenda staan die je nog niet gedaan hebt.
• Kijk twee weken vooruit en plan één week vooruit. Waak ervoor dat het realistisch is. Ruim van tevoren afzeggen of verplaatsen is beter dan kort van tevoren.
• Check je ‘wachten op’ lijst. Moet je iemand herinneren? Of een andere actie ondernemen? Of zijn er zaken klaar?
• Check je ‘later/misschien’ lijst. Moeten er dingen naar deze week? Of moeten er dingen af?
• En voelt het allemaal nog goed zo?!
  • Ja; ga zo door!
  • Nee; bedenk hoe je het anders gaat doen. En doe dat ook. Bijstellen, nieuwe tips introduceren, echt slimmer gaan werken. Het is niet altijd gemakkelijk, maar je doet het niet voor niets. Succes!

En nog een tip om je te helpen regelmaat te krijgen in je wekelijks onderhoud; vraag een collega om jou te vragen of je je wekelijks onderhoud al hebt gedaan. Het zal je ontzettend helpen!

Stel per dag vast wat de drie belangrijkste dingen zijn ***

Begin je dag met het vaststellen van de drie belangrijkste dingen die je moet doen. Doe dit nog voordat je je email opent of naar een vergadering gaat. Het is jou dag, jou werk en jij bent verantwoordelijk voor de dingen die jij moet doen. Neem daar dus ook regie over.
Richt je dag vervolgens zo in dat dit ook gaat lukken. Wanneer twee van de drie taken gelukt zijn, vier dan je succes!

Nee zeggen *

“Als je geen nee kunt zeggen is je ja niets waard.”
Begin met oefenen in een kring waar het veilig voelt en breid uit naar kringen waar het er toe doet. Zeg vervolgens net zo vaak nee dat je je verveelt en begin vervolgens weer met ja zeggen.
Nee zeggen wordt vaak als iets heel moeilijks ervaren. Maar in een wereld waar we overspoeld worden met vragen en informatie is het echt een basisvaardigheid om nee te kunnen zeggen. Je maakt hiermee aan je omgeving duidelijk dat jou ja echt van waarde is. En je dwingt jezelf om na te denken over waar je dan precies ja en nee tegen moet zeggen. Waarmee jij de regie neemt over wat je doet. Bedenk eens wat dat voor je kan betekenen!

Lees Zen to done van Leo Babauta (gratis te downloaden) **

Zen to doen geeft heel overzichtelijk en in begrijpelijke taal de kern van slimmer werken weer. Als je tot en met pagina 41 leest en met de inhoud oefent maak je gegarandeerd een hele stap. De gratis download staat hier (tweede boekje aan de linker kant).

Veel succes bij het inzetten van alle tips en technieken. We hopen dat je er plezier aan beleeft en dat slimmer werken ervoor zorgt dat jij de dingen gedaan krijgt die er echt toe doen.

Aantal sterren bij de tips:
* Direct slimmer werken met simpele tips.
** Ga uit van een betrouwbaar systeem waarin je je informatie stromen stroomlijnt.
*** Tips die jou definitief aan het roer zullen zetten, voor het echte slimme(r) werk(en).