Regelmatig gaat het in coachingsgesprekken of tijdens trainingen over vergaderingen. We hebben een aantal frustraties en bijbehorende tips om vergaderingen handiger te laten verlopen gebundeld.

Deze tips helpen om creatief vergaderingen in een bestaande structuur te veranderen. Moderne manieren van projectmanagement en samenwerken (denk Scrum, er zijn er zo veel) hebben vaak minder ‘last’. Ook dan: laat je inspireren.

“Meetings are toxic” door 37 signals uit hun boek Getting Real.

Vergaderingen duren lang en mensen zijn niet voorbereid:

Vergadertijd delen in twee

• Eerste helft iedereen uitnodigen (in Outlook) voor ‘voorbereiden vergadering’ op locatie “mag je zelf weten”.
• Tweede helft iedereen uitnodigen, 7 minuten na het einde van de voorbereiding op de vergaderlocatie, activiteit “lekker effectief besluiten nemen”.

Iedereen komt te laat en moet eerder weg.

• Komt doordat er per heel uur gepland wordt.
• Start om zeven na het hele of halve uur en stop 7 voor heel of half (bijvoorbeeld van 14.07 tot 14.53)

Agenda’s missen of komen te laat.

• Ontmoetingen zonder doel of agenda hoef je niet heen, gaat blijkbaar nergens over.
• Als dit bij structurere vergaderingen zo is: hamer op dat je wilt voorbereiden.

Vergadering gaat over dingen die niet relevant zijn.

• Vraag of ‘jouw’ punt naar het begin van de vergadering kan en vertrek daarna.
• Bel in voor dat ene punt, telefonisch op de speaker van een mobiel gaat vaak al goed genoeg.

Voorzitter zit nauwelijks voor.

• Roulerend voorzitterschap zorgt voor slechte motivatie, ‘corvee’.
• Kies een voorzitter die het belang van de gehele vergadering hoog heeft (eventueel een junior).

Notulen zijn bron van discussie en komen te laat.

• Notuleer ter plekke, digitaal, op een scherm waarop iedereen mee kan kijken.
• In veel gevallen is alleen een besluiten- en actielijst bijhouden voldoende
  beamer of tv.

Met de hele vergadering in 2 uur doen wat je in je eentje in 30 minuten kunt.

• Zie voorbereiden.
• Als het al geregeld had moeten zijn is het tijd om professioneel teleurgesteld te zijn in de actiehouders.

Wachten met de hele vergadering op monologen die alleen maar bevestigen dat we in de huidige situatie zitten. (of erger nog, uitweiden over niks)

• Installeer een app als Coma (cost of meeting app) op je mobiel voor tijd & euro perspectief. Vergeet dan niet loonoverhead en organisatiekosten.
• Bullshit button (of een lievere variant) om bij het onderwerp te blijven.

Twee tips nog:

Minder vergaderen meer borrelen.

• Simpel.
• Als vergaderingen al lastig genoeg zijn om te organiseren, laat staan een borrel. Neem dan regelmatig tijd om verjaardagen en mooie momenten te vieren, sociale binding is belangrijk en voorkomt veel discussies.

Staand vergaderen.

• Scheelt het startritueel en is makkelijker om tot de kern te komen.
• Ideaal ook voor terugkoppelvergaderingen.
• Eventueel met zeepkist voor de spreker.
• Duurt nooit lang.

Wat ga jij veranderen?